Stati del Kanban

Lo stato di un cartellino kanban indica a che punto del processo di approvvigionamento si trovi il materiale corrispondente. In KanbanBOX un cartellino può essere in diversi stati:

1. Nuovo: il cartellino kanban è stato creato ma non è ancora in circolazione.
2. Vuoto: il contenitore è vuoto, il cartellino è stato staccato, ma non è ancora stato emesso l’ordine al fornitore.
3. Accumulo: il cartellino kanban è in attesa che si completi il lotto di cartellini impostato prima di essere effettivamente rilasciato.
4. In attesa: il cartellino kanban è in attesa che venga inserito il numero d'ordine per poter essere rilasciato.
5. Rilasciato: il cartellino kanban svuotato è diventato un ordine di approvvigionamento operativo per il fornitore.
6. In lavorazione: il fornitore ha confermato e preso in carico l'ordine.
7. Prodotto: il fornitore ha prodotto il materiale.
8. Spedito: il cartellino kanban è in viaggio verso il cliente.
9. Disponibile: il cartellino kanban è stato riempito ed è nuovamente disponibile presso il cliente.

Gli stati fondamentali necessari per la corretta rotazione dei cartellini kanban sono Rilasciato e Disponibile. Nei casi più semplici, ad esempio per un kanban di produzione interna tra reparti vicini o per kanban di minuterie, può convenire tracciare solo questi due stati. Negli altri casi, ad esempio per kanban di fornitura esterna o tra reparti distanti tra loro, può essere importante che il fornitore dia il proprio feedback, segnalando il kanban come In lavorazione, Prodotto o Spedito.

Nel seguito è descritto in dettaglio il funzionamento degli stati.

Descrizione degli stati

Kanban Nuovo

Un kanban si trova in stato Nuovo nel momento in cui viene creato da KanbanBOX. Il primo passo da fare è indicare a KanbanBOX se il kanban corrisponde a un contenitore di materiale presente in magazzino o se il materiale corrispondente non c'è e va quindi richiamato al fornitore. Per mettere in circolazione il nuovo cartellino è quindi necessario:

1. stampare il cartellino cartaceo.
2. leggere il codice a barre per dichiararlo nello stato corretto, corrispondente alla situazione fisica del contenitore.

Una volta entrato in circolazione, un kanban non può più tornare in stato Nuovo.

Kanban Vuoto

Il kanban è in stato Vuoto quando il materiale nel contenitore è stato esaurito ma non è stato ancora richiamato al fornitore. Lo stato vuoto è utile solo nei contesti in cui il richiamo al fornitore debba essere valutato e deciso da un altro ente (ad esempio dalla funzione Logistica o Approvvigionamenti). Questi possono filtrare in lavagna i cartellini vuoti e decidere se ordinarli o meno. Lo stato Vuoto è facoltativo, può essere saltato dichiarando direttamente il rilascio del kanban.

L'utilizzo dello stato Vuoto è sconsigliato perché separa il momento del consumo di un cartellino dal momento dell'invio del segnale di riordino introducendo un ulteriore passaggio nel ciclo del kanban e del tempo nel lead time di ripristino. Per questo motivo in KanbanBOX, lo stato Vuoto è di default disabilitato.

Kanban in Accumulo

Un kanban entra nello stato in Accumulo nel caso in cui la politica di gestione impostata sia a "lotto di cartellini" e, nel momento del rilascio, non sia stato ancora raggiunto il numero di cartellini rilasciabili necessario per il rilascio effettivo. Lo stato Accumulo è gestito automaticamente da KanbanBOX. Il kanban esce dallo stato in Accumulo per diventare rilasciato nel momento stesso in cui raggiunge il numero di kanban rilasciabili necessario. Se lo desidera, il fornitore può dichiarare nello stato In Lavorazione un kanban nello stato in Accumulo.

Kanban In attesa

Un kanban entra nello stato In attesa quando, nel momento del rilascio, è necessario inserire il numero d'ordine creato dal gestionale ai fini del rilascio effettivo. Lo stato In attesa è gestito automaticamente da KanbanBOX e vale anche per i cartellini in Accumulo, quindi, una volta raggiunto il numero di kanban necessari per il rilascio dei cartellini in accumulo, questi ultimi entreranno automaticamente nello stato In attesa.

Solo una volta inserito il numero d'ordine associato al cartellino nel campo "numero d'ordine del cliente", sarà possibile rilasciare il cartellino. Inoltre, per il calcolo della data richiesta, KanbanBOX prenderà in considerazione il momento in cui il cartellino passa allo stato In attesa e non il momento in cui passa allo stato Rilasciato.

Di default, lo stato In attesa è disattivato, ma è possibile attivarlo autonomamente dalle impostazioni della propria licenza.

Procedura:

1. Andare su Impostazioni > Impostazioni azienda;
2. Cliccare sul tab Impostazioni dichiara kanban e successivamente andare alla sezione Configurazione stato in attesa;
3. Scegliere i tipi di legame per cui si desidera attivare lo stato In attesa e cliccare su:
   • Tutti i kanban, per attivarlo per tutti i legami kanban di quel tipo;
   • Filtro specifico, per attivarlo sulla base di un filtro specifico selezionabile nel campo Seleziona filtro;
   • Disattivato, per disattivarlo per tutti i legami kanban di quel tipo.
4. Cliccare su Salva per salvare le modifiche.

Kanban Rilasciato

Il rilascio di un kanban corrisponde all'emissione di un ordine al fornitore: il fornitore è autorizzato a ripristinare il materiale, e deve farlo entro il lead time prestabilito in fase di dimensionamento. Lo stato Rilasciato è dichiarato dal cliente.

La Data richiesta di un cartellino è calcolata nel momento in cui il cartellino viene rilasciato, indipendentemente dallo stato in cui si trovava nel momento del rilascio (Nuovo, Vuoto, In Accumulo oppure Disponibile).

Kanban In lavorazione

Il fornitore dichiara il kanban In Lavorazione nel momento in cui accetta il kanban rilasciato con la relativa data di consegna. Lo stato In Lavorazione indica quindi che il fornitore ha preso in carico la richiesta del cliente, e costituisce per il cliente un segnale di feedback importante del fatto che il richiamo kanban sia stato correttamente ricevuto.

Kanban Prodotto

Lo stato Prodotto indica che il materiale è presso il fornitore, pronto per il ritiro o la spedizione. Dichiarare un kanban come prodotto è utile per il cliente, nel caso in cui questi organizzi un ritiro tramite milk-run, ma anche per il fornitore che utilizzi KanbanBOX come fonte d'informazioni per la schedulazione dei reparti produttivi e abbia esigenza di escludere il kanban già completato dalla lista degli articoli da produrre. Lo stato Prodotto è dichiarato dal fornitore.

Kanban Spedito

Il kanban Spedito è ormai al di fuori del processo produttivo del fornitore, in transito verso il cliente. Lo stato spedito è dichiarato dal fornitore.

Kanban Disponibile

Un kanban deve essere dichiarato Disponibile dal cliente, e solo nel momento in cui raggiunge effettivamente il supermarket di destinazione. Il contenitore di un kanban Disponibile deve avere sempre il cartellino su di sé.

Cambiare lo stato dei cartellini

Il metodo più veloce per cambiare stato a un cartellino kanban è leggere il suo codice a barre in KanbanBOX nella schermata Home. In alternativa, è possibile cambiare lo stato di qualsiasi cartellino anche dalla schermata Dichiara, dai dispositivi mobili e dall’app per smartphone e, eventualmente, dalla lavagna stessa. Gli stati obbligatori sono solo due: rilasciato e disponibile. Il cambio stato di un cartellino deve rientrare tra quelli consentiti, presentati nello schema seguente. In caso contrario, KanbanBOX impedirà il completamento dell'operazione mostrando all'utente un messaggio di errore.