Primi passi in KanbanBOX

KanbanBOX è il servizio web che ti supporta nella gestione dei materiali a kanban. Questa breve introduzione è pensata per aiutarti a muovere i primi passi in KanbanBOX e iniziare a esplorarne le potenzialità. Se è la prima volta che entri in KanbanBOX, probabilmente ti starai facendo alcune domande...

Da dove comincio?

Compila le anagrafiche

Prima di poter definire correttamente un legame kanban è necessario compilare alcune anagrafiche:

1. L'anagrafica componenti contiene i codici articolo per i quali saranno create i legami kanban.
2. L'anagrafica partner elenca invece tutti i soggetti che potranno essere definiti come clienti o fornitori di un articolo a kanban. I partner possono essere contemporaneamente fornitori di kanban in alcuni legami e clienti in altre, e possono essere interni all'azienda (ad esempio un magazzino, un reparto...) oppure esterni (un cliente o un fornitore esterno, un contolavorista...).
3. L'anagrafica contenitori, infine, raccoglie tutte le tipologie di contenitori utilizzate nei diversi legami kanban (pallet, cassette in plastica, ceste in ferro...), che consigliamo di codificare per maggior chiarezza ed evitare errori nella gestione quotidiana dei kanban.

Puoi inserire le anagrafiche scrivendo i dati direttamente in KanbanBOX, oppure importandole da un file Excel opportunamente compilato. Oppure iniziare direttamente a creare nuovi kanban e inserire le anagrafiche man mano che ti servono.

Crea un progetto kanban

Per noi ogni nuovo legame kanban è un progetto: la raccolta di tutte le informazioni necessarie potrebbe coinvolgere più persone e potrebbe essere necessario un po' di tempo per completare il processo. Per questo motivo in KanbanBOX potrai avviare un progetto kanban e in qualsiasi momento interromperti, riprenderlo in mano, chiedere collaborazione e far partecipare i tuoi colleghi senza perdere alcuna informazione.

• utilizzare cartellini usa e getta ristampati a ogni ciclo oppure cartellini riutilizzabili.
• definire tutti i vincoli di riapprovvigionamento.
• avere un'indicazione sul dimensionamento ottimale per il legame. Sarai comunque sempre tu a prendere la decisione finale sul numero di pezzi per contenitore e il numero di contenitori in circolazione!

Avvia il kanban

Una volta definite tutte le informazioni necessarie nel progetto, approva il kanban: il progetto si trasforma in un legame kanban operativo e con un click avrai i primi cartellini pronti per la stampa e i primi kanban elettronici già visibili nella lavagna kanban.

I kanban elettronici sono caratterizzati da uno stato che identifica la fase di avanzamento del contenitore a cui corrispondono. Ci sono 9 possibili stati operativi:

1. Nuovo: il cartellino kanban è stato creato ma non è ancora in circolazione.
2. Vuoto: il contenitore è vuoto, il cartellino è stato staccato, ma non è ancora stato emesso l’ordine al fornitore.
3. Accumulo: il cartellino kanban è in attesa che si completi il lotto di cartellini impostato prima di essere effettivamente rilasciato.
4. In attesa: il cartellino kanban è in attesa che venga inserito il numero d'ordine per poter essere rilasciato.
5. Rilasciato: il cartellino kanban svuotato è diventato un ordine di approvvigionamento operativo per il fornitore.
6. In lavorazione: il fornitore ha confermato e preso in carico l'ordine.
7. Prodotto: il fornitore ha prodotto il materiale.
8. Spedito: il cartellino kanban è in viaggio verso il cliente.
9. Disponibile: il cartellino kanban è stato riempito ed è nuovamente disponibile presso il cliente.

È possibile cambiare stato a un cartellino:

• leggendo il codice a barre riportato su di esso;
• direttamente dalla lavagna kanban.

Non è necessario gestire tutti gli stati kanban: è possibile scegliere quali utilizzare in base all'organizzazione del proprio sistema produttivo, affinché le uniche letture di barcode siano quelle effettivamente necessarie.

E poi?

Personalizza il formato di stampa dei cartellini

Se hai esigenze specifiche relativamente alla dimensione dei cartellini e alle informazioni riportate su di essi, puoi creare un nuovo template di stampa. Puoi:

• Aggiungere la dimensione del supporto su cui stamperai.
• Aggiungere le informazioni che vuoi far comparire sul cartellino.
• Stabilirne la disposizione.
• Aggiungere il logo aziendale.
• Aggiungere le immagini dei prodotti.
• Specificare di quali informazioni vuoi avere il codice a barre e in che formato.

Tutto con un comodo editor visuale, oppure inserendo direttamente del codice HTML. Quando crei un nuovo template, ricordati si specificarlo come template predefinito per iniziare a utilizzarlo!

Aggiungi utenti a KanbanBOX

Uno dei punti di forza della gestione kanban è il coinvolgimento delle persone. In KanbanBOX puoi creare tutti gli utenti che desideri per rendere le informazioni disponibili veramente a tutti coloro a cui servono. A ogni utente si può assegnare un ruolo:

1. Read: ha la possibilità di leggere solamente la lavagna. Ideale per postazioni di sola visualizzazione lavagna (in linea, o ufficio commerciale), senza cambio di stato.
2. Prod: oltre a leggere la lavagna, può fare anche i cambi di stato. Per linee di produzione, magazzinieri, ecc.
3. Plan: legge la lavagna, può fare i cambi di stato, ha accesso alle anagrafiche e può creare e modificare i legami Kanban. Per ufficio acquisti, responsabile produzione, responsabile logistica, ecc.
4. Admin: oltre alle possibilità date all'utente Plan, ha anche le possibilità d'impostare tutte le variabili azienda, le impostazioni riguardo alle utenze e modificare i template dei cartellini. Per i responsabili dello stabilimento, responsabili programmazione produzione, responsabili di progetto, ecc.

Collegati a clienti e fornitori

Quando un legame kanban coinvolge un cliente o un fornitore esterno, puoi ottenere il massimo invitandolo a usare KanbanBOX e collegandoti a lui con una semplice procedura. Una volta collegati, i dati relativi ai kanban tra di voi saranno condivisi in tempo reale:

• vedrete entrambi lo stato della situazione di tutti i cartellini.
• potrete far avanzare i cartellini leggendo il codice a barre.
• potrete collaborare al dimensionamento in nuovi progetti kanban.

Questa è integrazione della supply chain e co-design dei processi.

Manutenziona i tuoi legami kanban

Ogni sistema kanban, per essere efficiente, deve essere manutenzionato nel tempo. I consumi dei componenti cambiano e il dimensionamento dei kanban si deve adeguare. Nella sezione di manutenzione è possibile modificare il dimensionamento del numero di contenitori con un click. Le modifiche hanno subito effetto:

• quando si aumenta il numero di cartellini, si generano cartellini in stato nuovo da stampare e avviare in produzione.
• in caso di diminuzione del numero di cartellini, al successivo svuotamento di un cartellino questo non sarà più riordinato.

La manutenzione del sistema kanban si può basare:

• sulle previsioni di consumo, caricabili con un'importazione da foglio Excel.
• sull'attuale andamento kanban presenti (la frequenza di lettura nel recente passato).