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Creazione e aggiornamento utenti

Che cos'è un utente?

In KanbanBOX viene definito come utente una persona o postazione fisica avente un determinato ruolo o funzione in azienda. È consigliabile creare un utente per ciascuna persona o postazione che utilizza KanbanBOX perché:

  • Ogni persona ha compiti, ruolo e responsabilità diverse, il che comporta in KanbanBOX possibilità di utilizzo del software diverse.
  • Ogni singola azione fatta in KanbanBOX è tracciata e associata all’utente, che ne è direttamente responsabile.
  • L’interfaccia è personalizzabile in base alle esigenze dell’utente per quanto riguarda i widget in home page, l’attivazione delle notifiche mail e i filtri nelle varie tabelle.

Non c’è limite alla creazione di utenze in KanbanBOX. È da ricordare che solo gli utenti Admin possono creare, modificare o eliminare una utenza KanbanBOX.

I campi dell'anagrafica utenti

Campo Descrizione
Nome utente Nome dell’utente, senza spazi. Ogni cambiamento fatto in KanbanBOX è registrato e associato al nome utente, per avere tracciabilità 100% di tutte le azioni svolte.
Email Email dell’utente. Campo obbligatorio che serve per definire l’email di invio delle notifiche impostate. Solo in questo caso, l’email deve essere davvero esistente.
L'indirizzo email è valido Campo obbligatorio per segnalare se l'indirizzo email inserito può ricevere le notifiche attivate dall'utente o meno.
Tipo utente Campo obbligatorio per indicare se l'utente che si sta creando è personale o se può essere utilizzato da più persone in una postazione condivisa. Se l'account è personale vengono richiesti Nome e Cognome.
Fuso orario Fuso orario dell'utente. Scegliere tra la lista dei fusi orari presenti.
Lingua Lingua dell'utente. Scegliere tra la lista delle lingue presenti.
Ruolo
  • Read: ha la possibilità di leggere solamente la lavagna, senza effettuare i cambi stato. Ideale per postazioni di sola visualizzazione lavagna (in linea, o ufficio commerciale).
  • Prod: oltre a leggere la lavagna, può fare anche i cambi di stato. Per linee di produzione, magazzinieri, ecc.
  • Plan: legge la lavagna, può fare i cambi di stato, ha accesso alle anagrafiche e può creare e modificare i legami Kanban. Per ufficio acquisti, responsabile produzione, responsabile logistica, ecc.
  • Admin: oltre alle possibilità date all’utente Plan, ha anche le possibilità di impostare tutte le variabili azienda, le impostazioni riguardo alle utenze e modificare i template dei cartellini. Per i responsabili dello stabilimento, responsabili programmazione produzione, responsabili di progetto, ecc.
Accesso all'ambiente
  • Ambiente di Produzione e di Test: l'utente ha accesso sia all'ambiente di produzione che all'ambiente di test.
  • Solo ambiente di Test: l'utente ha accesso solo all'ambiente di test. Ideale per utenti che devono testare l'integrazione con i sistemi informatici aziendali.
Destinazione
  • Default: prende l’impostazione data di Default nel template di stampa.
  • Coda di stampa: nel momento di stampa di un cartellino, il Kanban viene inviato alla coda di stampa.
  • Stampa direttamente: nel momento di stampa di un cartellino, il Kanban viene stampato direttamente senza entrare in coda di stampa.
Azione
  • Default: prende l’impostazione data di Default nel template di stampa.
  • Scarica il file PDF: il/i cartellino/i viene scaricato tramite un file PDF direttamente dal browser.
  • Apri il file PDF nel browser: il file PDF viene aperto direttamente nel browser nella stessa pagina di consultazione.
  • Apri il file PDF in una nuova finestra: il file PDF viene aperto direttamente nel browser in una nuova finestra.
  • Stampa immediata: invia il file PDF direttamente alla stampante predefinita senza aprire l'anteprima.
Filtri Permette di entrare nella tabella filtri per impostare i filtri visibili all’utente e modificare eventualmente quelli preesistenti.
Azioni Permette di entrare nella tabella azioni per impostare le azioni visibili al nuovo utente e eventualmente modificare quelle preesistenti.
Password e Conferma password Password preimpostata da chi crea il nuovo utente. Una volta entrati nel sistema, si consiglia al nuovo utente di modificare la propria password nelle impostazioni utente.
Autenticazione Multi-factor Il Multi-factor Authentication (MFA) è un sistema di autenticazione a più fattori per aumentare la sicurezza aziendale: ad oggi è uno dei meccanismi più efficaci con cui le aziende possono proteggere le proprie risorse digitali. Consente di proteggere l’accesso ai dati e all'app di KanbanBOX, garantendo al tempo stesso un utilizzo semplice agli utenti. In KanbanBOX, funziona richiedendo due metodi di verifica seguenti:
  • la password dell'utente;
  • l'app Google Authenticator, disponibile sia per Android sia per iOS.
Ciascun utente può attivare la funzione da Impostazioni > Impostazioni utente > Autenticazione Multi-factor > Attiva Multi-factor.
Chiave API Software esterni possono leggere e scrivere informazioni in KanbanBOX collegandosi all’API con la chiave API, che li identificherà come questo utente
Cambi di stato permessi Cambi di stato a disposizione del nuovo utente:
  • Default: prende il valore di default impostato nelle impostazioni azienda.
  • Si: l’utente può dichiarare un cartellino Kanban in quello specifico stato.
  • No: l’utente non può dichiarare un cartellino Kanban in quello specifico stato.

Creare un utente

Procedura:

  1. Entrare in Anagrafiche > Utenti > Nuovo Utente;
  2. Compilare i campi dell'anagrafica;
  3. Cliccare su Salva per creare il nuovo utente.

Aggiornare un utente

Procedura:

  1. Entrare in Anagrafiche > Utenti > Gestione utenti;
  2. Nella tabella utenti, in corrispondenza della riga dell’utente da modificare, cliccare il pulsante Modifica utente;
  3. Una volta effettuate le modifiche, per confermare cliccare su Salva.

Eliminare un utente

Procedura:

  1. Entrare in Anagrafiche > Utenti > Gestione utenti;
  2. Nella tabella utenti, in corrispondenza della riga dell’utente da eliminare, cliccare il pulsante Elimina utente;
  3. Per confermare l’eliminazione, cliccare sulla spunta verde.

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