Creazione e aggiornamento utenti

Che cos'è un utente?

In KanbanBOX viene definito come utente una persona o postazione fisica avente un determinato ruolo o funzione in azienda. È consigliabile creare un utente per ciascuna persona o postazione che utilizza KanbanBOX perché:

• Ogni persona ha compiti, ruolo e responsabilità diverse, il che comporta in KanbanBOX possibilità di utilizzo del software diverse.
• Ogni singola azione fatta in KanbanBOX è tracciata e associata all’utente, che ne è direttamente responsabile.
• L’interfaccia è personalizzabile in base alle esigenze dell’utente per quanto riguarda i widget in home page, l’attivazione delle notifiche mail e i filtri nelle varie tabelle.

Non c’è limite alla creazione di utenze in KanbanBOX. È da ricordare che solo gli utenti Admin possono creare, modificare o eliminare una utenza KanbanBOX.
Anche i fornitori o clienti esterni posso creare nella loro licenza un numero illimitato di utenti.
Non è possibile, all'interno di una licenza, creare utenti per persone che appartengono ad aziende esterne.

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I campi dell'anagrafica utenti

Campo	Descrizione
Nome utente	Nome dell’utente, senza spazi. Ogni cambiamento fatto in KanbanBOX è registrato e associato al nome utente, per avere tracciabilità 100% di tutte le azioni svolte.
Email	Email dell’utente. Campo obbligatorio che serve per definire l’email di invio delle notifiche impostate. Solo in questo caso, l’email deve essere davvero esistente. Il dominio dell'indirizzo email deve corrispondere con il dominio aziendale.
L'indirizzo email è valido	Campo obbligatorio per segnalare se l'indirizzo email inserito può ricevere le notifiche attivate dall'utente o meno.
Identificativo utente esterno	Campo facoltativo per identificare l'utente nel gestionale aziendale, da utilizzare per il SSO, etc.
Tipo utente	Campo obbligatorio per indicare se l'utente che si sta creando è personale o se può essere utilizzato da più persone in una postazione condivisa. Se l'account è personale vengono richiesti Nome e Cognome.
Fuso orario	Fuso orario dell'utente. Scegliere tra la lista dei fusi orari presenti.
Lingua	Lingua dell'utente. Scegliere tra la lista delle lingue presenti.
Ruolo	Read: ha la possibilità di leggere solamente la lavagna, senza effettuare i cambi stato. Ideale per postazioni di sola visualizzazione lavagna (in linea, o ufficio commerciale). Prod: oltre a leggere la lavagna, può fare anche i cambi di stato. Per linee di produzione, magazzinieri, ecc. Plan: legge la lavagna, può fare i cambi di stato, ha accesso alle anagrafiche e può creare e modificare i legami Kanban. Per ufficio acquisti, responsabile produzione, responsabile logistica, ecc. Admin: oltre alle possibilità date all’utente Plan, ha anche le possibilità d'impostare tutte le variabili azienda, le impostazioni riguardo alle utenze e modificare i template dei cartellini. Per i responsabili dello stabilimento, responsabili programmazione produzione, responsabili di progetto, ecc.
Accesso all'ambiente	Ambiente di Produzione e di Test: l'utente ha accesso sia all'ambiente di produzione che all'ambiente di test. Solo ambiente di Test: l'utente ha accesso solo all'ambiente di test. Ideale per utenti che devono testare l'integrazione con i sistemi informatici aziendali.
Destinazione	Default: prende l’impostazione data di Default nel template di stampa. Coda di stampa: nel momento di stampa di un cartellino, il Kanban viene inviato alla coda di stampa. Stampa direttamente: nel momento di stampa di un cartellino, il Kanban viene stampato direttamente senza entrare in coda di stampa.
Azione	Default: prende l’impostazione data di Default nel template di stampa. Scarica il file PDF: il/i cartellino/i viene scaricato tramite un file PDF direttamente dal browser. Apri il file PDF nel browser: il file PDF viene aperto direttamente nel browser nella stessa pagina di consultazione. Apri il file PDF in una nuova finestra: il file PDF viene aperto direttamente nel browser in una nuova finestra. Apri il file PDF in una finestra popup: il file PDF viene aperto direttamente nel browser, nella stessa pagina di consultazione, sotto forma di popup. Stampa immediata: invia il file PDF direttamente alla stampante predefinita senza aprire l'anteprima.
Filtri	Permette di entrare nella tabella filtri per impostare i filtri visibili all’utente e modificare eventualmente quelli preesistenti.
Azioni	Permette di entrare nella tabella azioni per impostare le azioni visibili al nuovo utente ed eventualmente modificare quelle preesistenti.
Password e Conferma password	Password preimpostata da chi crea il nuovo utente. Una volta entrati nel sistema, si consiglia al nuovo utente di modificare la propria password nelle impostazioni utente.
Autenticazione Multi-factor	Il Multi-factor Authentication (MFA) è un sistema di autenticazione a più fattori per aumentare la sicurezza aziendale: a oggi è uno dei meccanismi più efficaci con cui le aziende possono proteggere le proprie risorse digitali. Consente di proteggere l’accesso ai dati e all'app di KanbanBOX, garantendo al tempo stesso un utilizzo semplice agli utenti. In KanbanBOX, funziona richiedendo due metodi di verifica seguenti: la password dell'utente; l'app Google Authenticator, disponibile sia per Android sia per iOS. Ciascun utente può attivare la funzione da Impostazioni > Impostazioni utente > Autenticazione Multi-factor > Attiva Multi-factor.
Chiave API	Software esterni possono leggere e scrivere informazioni in KanbanBOX collegandosi all’API con la chiave API, che li identificherà come questo utente
Cambi di stato permessi	Cambi di stato a disposizione del nuovo utente: Default: prende il valore di default impostato nelle impostazioni azienda. Si: l’utente può dichiarare un cartellino Kanban in quello specifico stato. No: l’utente non può dichiarare un cartellino Kanban in quello specifico stato.

Creare un utente

Procedura:

1. Entrare in Anagrafiche > Utenti > Nuovo Utente;
2. Compilare i campi dell'anagrafica;
3. Cliccare su Salva per creare il nuovo utente.

Aggiungere un utente esterno

Per ogni utente della licenza, il dominio dell'indirizzo email inserito nel campo Email deve corrispondere con il dominio aziendale.
La lista dei domini validi per una licenza è gestita dal Team KanbanBOX. Nel caso debba essere aggiunto un utente esterno o un utente con email con dominio diverso da quello aziendale, contattare il Supporto KanbanBOX.

Aggiornare un utente

Procedura:

1. Entrare in Anagrafiche > Utenti > Gestione utenti;
2. Nella tabella utenti, in corrispondenza della riga dell’utente da modificare, cliccare il pulsante Modifica utente;
3. Una volta effettuate le modifiche, per confermare cliccare su Salva.

Eliminare un utente

Procedura:

1. Entrare in Anagrafiche > Utenti > Gestione utenti;
2. Nella tabella utenti, in corrispondenza della riga dell’utente da eliminare, cliccare il pulsante Elimina utente;
3. Per confermare l’eliminazione, cliccare sulla spunta verde.

Impostare la visibilità dei partner per un utente

Per un utente è sufficiente avere visibilità su uno dei due partner coinvolti in un legame per riuscire a visualizzarlo in lavagna. Per esempio, se un utente si occupa del ricevimento merci e ha necessità di vedere in lavagna i legami d'acquisto con tutti i fornitori dell'azienda, è sufficiente gli venga fornita visibilità sui clienti interni di quei legami e non necessariamente sui fornitori.

Procedura:

1. Entrare in Anagrafiche > Utenti > Gestione utenti;
2. Nella tabella utenti, in corrispondenza della riga dell’utente, cliccare il pulsante Modifica visibilità partner in lavagna;
3. Nella nuova pagina Configura visibilità lavagna, filtrare o individuare il partner da rendere visibile o nascondere all'utente e cliccare in corrispondenza dell'icona Rendi visibile o Nascondi in lavagna.
   Il salvataggio avviene automaticamente.

Di default, gli utenti di tipo Prod non hanno visibilità su alcun partner. Di conseguenza, per ogni nuovo utente di tipo Prod deve essere settata la visibilità sui partner.

Settare la home page per un utente

Procedura:

1. Entrare in Anagrafiche > Utenti > Gestione utenti;
2. Nella tabella utenti, in corrispondenza della riga dell’utente, cliccare il pulsante Setta home page dell'utente;
3. Nella nuova pagina Settaggio home page per 'Nome utente', in basso a sinistra, o a destra, cliccare su Modifica la home page, scorrere tra i widget proposti sinistra o a destra (in base a dove si vuole inserire il widget) e scegliere quelli più adatti alla sua mansione.
   Il salvataggio avviene automaticamente.